VoIP aziendale: vantaggi, requisiti e aspetti da valutare
La comunicazione aziendale e le stesse modalità di lavoro negli ultimi anni risultano quanto mai influenzate dall’evoluzione delle infrastrutture IT.
Sotto questo punto di vista, il VoIP rappresenta una delle tecnologie più interessanti per rendere il flusso operativo più flessibile e integrato rispetto agli altri strumenti digitali utilizzati dalle imprese.
In questo approfondimento analizziamo cos’è il VoIP aziendale, quali sono i vantaggi che lo rendono un’opzione sempre più diffusa presso le aziende italiane e internazionali nonché i fattori da valutare con maggiore attenzione.
Cos’è il VoIP e come funziona
Il termine VoIP è l’acronimo di Voice over Internet Protocol.
Fa riferimento a una tecnologia che permette di effettuare comunicazioni vocali attraverso una rete IP; viene quindi utilizzata la connessione dati per la trasmissione della voce.
Il funzionamento si basa sulla conversione della voce in pacchetti di dati. Questi vengono trasmessi attraverso la rete e successivamente ricomposti a destinazione.
Con il VoIP la comunicazione telefonica diventa parte dell’infrastruttura IT aziendale: è questa caratteristica a renderlo interessante per le imprese.
La telefonia si inserisce in un ecosistema più ampio di collaboration e telepresence aziendale, integrandosi con gli altri strumenti utilizzati per comunicare e collaborare anche a distanza.
Quando conviene adottare la telefonia VoIP
La telefonia VoIP è il sistema di telefonia che utilizza la tecnologia VoIP per trasmettere la voce attraverso reti IP.
È indicata soprattutto per le aziende che necessitano di una gestione delle comunicazioni flessibile e scalabile: è infatti una soluzione capace di adattarsi ai cambiamenti (e alla crescita dell’attività) nonché a modalità di lavoro sempre più dinamiche quali quelle odierne.
I vantaggi tendono a variare in base a quanto approntato e alle esigenze dell’organizzazione, interessando sia gli strumenti utilizzati sia la gestione delle diverse postazioni.
Centralino, numerazioni e telefoni IP
Una soluzione di telefonia VoIP può comprendere diversi elementi, ciascuno con una funzione specifica nella gestione delle comunicazioni aziendali. Ecco quelli principali:
- centralino VoIP: gestisce le chiamate attraverso la rete IP e permette di organizzare interni, trasferimenti e altre funzionalità in maniera flessibile;
- numerazioni: consentono di organizzare le comunicazioni tra utenti, reparti e sedi differenti, semplificandone la gestione;
- telefoni IP: sono dispositivi collegati alla rete dati aziendale, attraverso la quale permettono di effettuare e ricevere chiamate sfruttando la tecnologia VoIP.
Queste componenti appaiono di per sé standard in termini di utilizzo. Allo stesso tempo, possono essere configurate in base alla struttura e alle esigenze della singola organizzazione.
Softphone e lavoro da postazioni diverse
Una delle possibilità più rilevanti tra quelle offerte dal VoIP riguarda l’utilizzo dei softphone: una categoria di software che permette di effettuare e ricevere le chiamate tramite computer, smartphone o tablet, senza utilizzare necessariamente un telefono fisico dedicato.
Questa soluzione favorisce la mobilità poiché consente di accedere alle comunicazioni aziendali anche da postazioni diverse dall’ufficio. Ciò rappresenta un vantaggio concreto soprattutto per chi lavora da remoto, opera presso sedi differenti o si sposta frequentemente.
Questa maggiore libertà rispetto alla postazione fissa richiede però di considerare le modalità con cui i dispositivi accedono alla rete aziendale.
Quando il collegamento avviene in modalità wireless, una corretta progettazione e installazione di reti Wi-Fi diventa essenziale in quanto contribuisce a creare le condizioni necessarie per utilizzare i softphone in maniera efficace.
Requisiti di rete e qualità delle chiamate
Dal momento che con il VoIP la voce viene trasmessa attraverso una rete dati, le caratteristiche di quest’ultima incidono direttamente sulla qualità delle comunicazioni.
Un’infrastruttura di rete stabile e sicura rappresenta quindi un requisito fondamentale, soprattutto quando deve gestire contemporaneamente chiamate e altri servizi aziendali.
Tra i parametri da considerare rientrano principalmente i seguenti:
- banda: deve essere adeguata al numero di chiamate simultanee e al traffico generato dagli altri servizi presenti sulla rete;
- latenza: indica il tempo necessario ai dati per raggiungere la destinazione e, quando è elevata, può provocare ritardi nella conversazione;
- jitter: sottintende la variazione nei tempi di arrivo dei pacchetti e, se è elevato, può compromettere la fluidità della comunicazione;
- packet loss: consiste nella perdita di alcuni pacchetti durante la trasmissione e può causare interruzioni o parti di conversazione mancanti.
Un altro aspetto importante è la QoS (Quality of Service), ovvero l’insieme di tecniche utilizzate per gestire il traffico di rete attribuendo la priorità a determinati dati.
Nel caso del VoIP, permette di privilegiare il traffico voce rispetto ad altri servizi, contribuendo a mantenere più stabile la qualità delle chiamate.
Sicurezza, continuità e gestione del servizio
Dal momento che il VoIP utilizza la rete dati aziendale, la sua adozione richiede di considerare anche gli aspetti legati alla sicurezza e alla continuità delle comunicazioni.
È fondamentale tutelare non soltanto il singolo dispositivo, ma l’infrastruttura attraverso cui transita il traffico voce. In quest’ottica, sono tre gli aspetti che assumono particolare rilevanza:
- sicurezza: diventano cruciali gli strumenti come encryption e firewall, i quali contribuiscono a proteggere il traffico e gli accessi da eventuali minacce;
- continuità: appaiono determinanti le soluzioni di backup e di ridondanza della connettività, che permettono di ridurre il rischio di interruzioni del servizio;
- monitoraggio: il monitoraggio della rete aziendale è importante perché consente di controllarne il funzionamento e individuare eventuali anomalie che possono incidere anche sul servizio VoIP.
Sicurezza, continuità e controllo sono quindi elementi da considerare già in fase di progettazione, tenendo conto delle caratteristiche dell’infrastruttura aziendale.
Come progettare una soluzione VoIP aziendale
La progettazione di una soluzione VoIP aziendale parte dall’analisi dell’infrastruttura esistente e delle esigenze dell’organizzazione.
In base a tali fattori, si individua la configurazione più adatta e si procede con gli step successivi di implementazione, collaudo e gestione.
È proprio in questo ambito che si inserisce l’esperienza di Connect SpA, che sviluppa sistemi e impianti VoIP su misura partendo dalle caratteristiche dell’infrastruttura e dalle modalità con cui l’azienda comunica e lavora.
La progettazione comprende la configurazione delle linee, l’integrazione di telefoni IP e softphone e il collegamento con eventuali sistemi di terze parti, affiancando alla fase di implementazione anche attività di manutenzione e troubleshooting.
Il risultato è un approccio che permette di inserire il VoIP all’interno di un’infrastruttura IT progettata tenendo conto delle reali necessità dell’azienda, sfruttando pienamente le potenzialità della tecnologia.
