Softphone: come integrare le chiamate nel lavoro quotidiano
La comunicazione aziendale, con la digitalizzazione, sta trovando canali e modalità nuovi, anche alla luce della possibilità di operare da sedi diverse, in mobilità o da remoto: non sempre occorre associare le chiamate a una singola postazione fisica.
Il softphone è una soluzione che consente di gestire le comunicazioni tramite dispositivi come computer e smartphone: è dunque in linea con le esigenze attuali.
In questo articolo vediamo cos’è, come funziona e quando può risultare utile in azienda, soffermandoci inoltre sugli aspetti legati all’integrazione, alla sicurezza e alla qualità delle chiamate.
Cos’è un softphone
Il softphone è un’applicazione software che permette di effettuare/ricevere chiamate attraverso una rete IP, utilizzando dispositivi come computer, smartphone e tablet.
Il termine softphone rispecchia bene tali peculiarità: nasce infatti dall’unione delle parole software e telephone.
Il softphone non va confuso con il telefono VoIP. La differenza riguarda soprattutto lo strumento utilizzato: il telefono VoIP è un dispositivo fisico collegato alla rete IP; il softphone ne trasferisce le principali funzioni all’interno di un’applicazione.
Come si può vedere, telefono VoIP e softphone denotano diversi punti di contatto: risultano strumenti con la stessa funzione, con cui l’utente può conseguire le chiamate tramite la tecnologia VoIP.
Per comunicare sono quindi sufficienti un dispositivo compatibile, una connessione alla rete e, quando necessario, cuffie e microfono.
A seconda della soluzione adottata, il client softphone – il software/applicazione che svolge concretamente la funzione telefonica sul dispositivo – può inoltre mettere a disposizione funzionalità ulteriori rispetto alla gestione delle chiamate.
Quando è utile in azienda
Il softphone si dimostra particolarmente utile quando le comunicazioni prevedono postazioni, dispositivi e modalità di lavoro differenti.
La possibilità di utilizzare la telefonia aziendale senza dipendere da un apparecchio fisico permette infatti di gestire con maggiore flessibilità diverse situazioni operative.
Ed è proprio questa la peculiarità più degna di nota di questa soluzione.
PC, smartphone e lavoro fuori sede
Le possibilità di utilizzo del softphone variano soprattutto in funzione del dispositivo e del contesto:
- PC e notebook: un desktop softphone permette di gestire le chiamate direttamente dalla propria postazione di lavoro;
- smartphone e tablet: consentono di utilizzare il softphone anche quando ci si sposta all’interno o all’esterno dell’azienda;
- lavoro fuori sede: il softphone dà modo di accedere alle comunicazioni aziendali anche durante trasferte, smart working o attività svolte presso sedi differenti.
Il dispositivo utilizzato può quindi cambiare, pur mantenendo l’accesso agli strumenti di comunicazione necessari per il proprio lavoro.
Integrazione con centralino e telefoni IP
Uno degli aspetti più interessanti del softphone è che può essere integrato con il centralino aziendale, permettendo di utilizzare sul proprio dispositivo le funzionalità previste dal sistema di telefonia.
Non rappresenta quindi necessariamente un’alternativa ai telefoni fisici: le due opzioni appaiono di per sé complementari, possono convivere ed essere destinate a utenti e postazioni differenti in base alle modalità di lavoro.
Un’organizzazione può, ad esempio, mantenere i telefoni IP per determinate postazioni e affiancarvi i softphone per chi lavora da remoto o necessita di maggiore mobilità.
Il risultato è un sistema di comunicazione più flessibile, senza l’obbligo di adottare necessariamente la stessa configurazione per tutti gli utenti.
Può pertanto comprendere anche soluzioni cloud softphone, nelle quali il software si appoggia a un’infrastruttura telefonica/cloud PBX.
È in questa prospettiva che opera Connect SpA, progettando e installando sistemi e impianti nei quali telefoni IP, softphone e sistemi VoIP vengono configurati e integrati in funzione dell’infrastruttura esistente e delle effettive esigenze dell’organizzazione.
Tutto questo ottimizzando aspetti quali personalizzazione ed efficienza, sfruttando pienamente le potenzialità delle tecnologie di ultima generazione così come di quelle già fruibili da ormai molti anni.
Sicurezza e qualità delle chiamate
L’utilizzo di un softphone in ambito aziendale richiede infine di prestare attenzione a due aspetti strettamente correlati: la sicurezza delle comunicazioni e la qualità delle chiamate.
Sul fronte della sicurezza, possono entrare in gioco sistemi di autenticazione e protocolli di cifratura come TLS e SRTP, utilizzati rispettivamente per proteggere la segnalazione e il flusso audio delle comunicazioni.
La qualità delle chiamate dipende invece principalmente dalle caratteristiche della rete utilizzata: stabilità della connessione, banda e corretta gestione del traffico. Tali fattori contribuiscono alla continuità e alla fluidità delle conversazioni.
Sicurezza e qualità non dipendono quindi esclusivamente dal client softphone scelto, ma dall’intero contesto tecnologico nel quale viene utilizzato: un motivo in più per valutarne l’adozione all’interno di una progettazione complessiva dell’infrastruttura aziendale.
